Không được sử dụng nhà chung cư có mục đích để ở làm trụ sở phòng công chứng

Cụ thể, về điều kiện trụ sở của Phòng công chứng, Điều 8 dự thảo Nghị định quy định các điều kiện về diện tích làm việc tối thiểu của công chứng viên, diện tích tối thiểu về kho lưu trữ, chỗ để xe, không được sử dụng nhà chung cư có mục đích để ở làm trụ sở phòng công chứng..., đồng thời quy định rõ trường hợp các phòng công chứng không đáp ứng các điều kiện này trong thời hạn 1 năm kể từ ngày Luật Công chứng 2024 có hiệu lực thì bị giải thể để phù hợp với quy định tại khoản 14 Điều 76 của Luật Công chứng.

Chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng

Dự thảo quy định cụ thể việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng; quy định lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng, giải thể Phòng công chứng tại các địa phương (Điều 9 - Điều 16)

Để quy định chi tiết các vấn đề về chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng, dự thảo Nghị định quy định cụ thể các nội dung sau đây:

Quy định về chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng: Vấn đề này đã được quy định tại Nghị định số 29/2015/NĐ-CP và đã được triển khai thực hiện trong những năm vừa qua. Tuy nhiên, quy định của Nghị định số 29/2015/NĐ-CP về vấn đề này còn nhiều điểm bất cập, không phù hợp về xác định giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng (quy định giá quyền nhận chuyển đổi được xác định trên cơ sở đánh giá về tổ chức và hoạt động, uy tín của Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, số lượng hợp đồng, giao dịch đã công chứng của Phòng công chứng trong 3 năm gần nhất), phương thức chuyển đổi Phòng công chứng (đặt vấn đề đấu giá quyền nhận chuyển đổi)... Để khắc phục những bất cập nêu trên, tạo thuận lợi cho việc chuyển đổi Phòng công chứng, dự thảo Nghị định dự kiến kế thừa quy định của Nghị định số 29/2015/NĐ-CP về việc chuyển giao quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng cho chính các công chứng viên của Phòng công chứng; bỏ quy định về phương thức đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng và quy định về xác định giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng (Điều 11, Điều 12).

Quy định về lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi Phòng công chứng, giải thể các Phòng công chứng: Đây là vấn đề mới được Luật Công chứng năm 2024 giao Chính phủ quy định. Việc đẩy mạnh quá trình chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng là cần thiết, tất yếu và phù hợp với chủ trương đẩy mạnh xã hội hoá hoạt động công chứng, sắp xếp tinh gọn các đơn vị sự nghiệp công lập theo yêu cầu của các Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Hội nghị lần thứ sáu Ban chấp hành trung ương khoá XII về tiếp tục đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập, Nghị quyết số 27-NQ/TW ngày 9/11/2022 Hội nghị lần thứ sáu Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII về tiếp tục xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong giai đoạn mới. Tuy nhiên, để có thể hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể 108 Phòng công chứng hiện có thì sẽ có hàng loạt vấn đề cần giải quyết liên quan đến xử lý tài sản nhà nước, giải quyết chế độ chính sách cho viên chức, người lao động, việc thống kê, bàn giao lượng lớn hồ sơ công chứng... Do vậy, dự thảo Nghị định quy định việc chuyển đổi Phòng công chứng được thực hiện theo lộ trình phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương và yêu cầu sắp xếp, tinh gọn bộ máy, bảo đảm hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể các Phòng công chứng chậm nhất là ngày 31/12/2030 (khoản 3 Điều 9). Như vậy, các địa phương sẽ có khoảng thời gian tối đa là 5 năm 6 tháng để hoàn thành nhiệm vụ này.

Danh mục đơn vị hành chính được thành lập văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân 

Về danh mục đơn vị hành chính cấp huyện được thành lập văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân, dự thảo Nghị định đề xuất một Danh mục kèm theo trên cơ sở các tiêu chí sau: Mật độ dân số thấp (theo số liệu năm 2023 thì mật độ dân số trung bình của nước ta là khoảng 320 người/km2, như vậy mật độ dân số thấp có thể lấy con số khoảng từ 200 người/km2 trở xuống); Có cơ sở hạ tầng và dịch vụ chưa phát triển (Diện tích rộng nhưng địa bàn phức tạp, hệ thống đường xá chưa phát triển, số lượng phương tiện giao thông còn ít...); Khó khăn trong việc thành lập văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh (số lượng giao dịch dân sự ít, quy mô và giá trị giao dịch nhỏ, không bảo đảm lượng việc nếu thành lập văn phòng công chứng có từ 02 công chứng viên trở lên).

Trên cơ sở các tiêu chí này, Danh mục kèm theo hiện bao gồm 48 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và khoảng 280 đơn vị hành chính cấp huyện thuộc đối tượng được thành lập văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.

Quy định cụ thể về công chứng điện tử

Về công chứng điện tử (mục II chương V), dự thảo Nghị định quy định một số vấn đề về văn bản công chứng điện tử, bao gồm cách thức tạo lập văn bản công chứng điện tử, việc ký văn bản công chứng điện tử, việc đánh số trang, việc sửa lỗi kỹ thuật, việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ... (Điều 51).

Theo đó, văn bản công chứng điện tử sẽ có một số điểm đặc thù so với văn bản công chứng giấy, bao gồm khác biệt về cách thức tạo lập văn bản (do được ký số hoặc do được chuyển đổi từ văn bản giấy), về yêu cầu đối với văn bản (phải có ký hiệu riêng để tham chiếu, kiểm tra tính xác thực), về cách thức sửa lỗi kỹ thuật (phải lập thành trang sửa lỗi kỹ thuật đính kèm với văn bản gốc)...