Theo quy định mới, người sử dụng đất nộp một bộ hồ sơ tại UBND cấp xã hoặc Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất. Nếu nộp tại Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai, trong một ngày làm việc, Chi nhánh phải gửi hồ sơ đến UBND cấp xã để lấy ý kiến xác nhận và công khai kết quả theo quy định.

Trường hợp nộp hồ sơ tại UBND cấp xã, trong 8 ngày làm việc, UBND cấp xã phải xác nhận hiện trạng sử dụng đất so với nội dung kê khai đăng ký. Trường hợp không có giấy tờ quy định tại Điều 100, Luật Đất đai năm 2013, Điều 18, Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014, Khoản 16, Điều 2, Nghị định số 01/2017/NĐ-CP ngày 6/1/2017 của Chính phủ và Điều 15, Thông tư số 02/2015/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường, UBND cấp xã xác nhận nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất, tình trạng tranh chấp sử dụng đất, sự phù hợp với quy hoạch.

Trường hợp người sử dụng đất đăng ký tài sản gắn liền với đất, UBND cấp xã xác nhận hiện trạng tài sản gắn liền với đất. Nếu không có giấy tờ quy định tại các Điều 31, 32, 33 và 34 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP của Chính phủ, UBND cấp xã xác nhận tình trạng tranh chấp quyền sở hữu tài sản; đối với nhà ở, công trình xây dựng phải xác nhận thời điểm tạo lập tài sản, thuộc hay không thuộc trường hợp phải cấp phép xây dựng, sự phù hợp với quy hoạch được duyệt; xác nhận sơ đồ nhà ở hoặc công trình xây dựng nếu chưa có xác nhận của tổ chức có tư cách pháp nhân về hoạt động xây dựng hoặc hoạt động đo đạc bản đồ.

Trường hợp chưa có bản đồ địa chính, UBND cấp xã đề nghị Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai đối soát bản đồ dự án tổng thể hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai do Sở Tài nguyên và Môi trường làm chủ đầu tư. Nếu có sai khác, Chi nhánh phải thông báo đến Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội để phối hợp trích đo hoặc điều chỉnh cơ sở dữ liệu đất đai. Thời gian trích đo hoặc kiểm tra bản trích đo không quá 10 ngày làm việc.

Cũng theo quy định mới, trong 15 ngày làm việc, UBND cấp xã niêm yết công khai kết quả kiểm tra hồ sơ, xác nhận hiện trạng, tình trạng tranh chấp, nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất tại trụ sở UBND cấp xã và khu dân cư nơi có đất, tài sản gắn liền với đất xem xét giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung công khai. Nếu không phát sinh khiếu kiện, UBND cấp xã gửi hồ sơ đến Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai.

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ từ UBND cấp xã, trong 4 ngày làm việc, Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc: Trích lục bản đồ địa chính hoặc kiểm tra trích đo nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc đã có bản đồ địa chính nhưng hiện trạng ranh giới sử dụng đất đã thay đổi hoặc kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất do người sử dụng đất nộp (nếu có); kiểm tra hồ sơ đăng ký; xác minh thực địa trong trường hợp cần thiết; xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất vào đơn đăng ký.

Trường hợp chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất không có giấy tờ hoặc hiện trạng tài sản có thay đổi so với giấy tờ quy định tại các Điều 31, 32, 33 và 34 của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP, Chi nhánh gửi phiếu lấy ý kiến cơ quan quản lý nhà nước đối với loại tài sản đó.

Trong 5 ngày làm việc, cơ quan này có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai, sau đó chuyển hồ sơ để Phòng Tài nguyên và Môi trường trình UBND cấp huyện xem xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (trong thời hạn 4 ngày). Trường hợp không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất phải thông báo bằng văn bản cho UBND cấp xã và người sử dụng đất biết.

Căn cứ phê duyệt của UBND cấp huyện cho phép cấp giấy chứng quyền sử dụng đất, trong thời hạn 2 ngày, Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai phải gửi thông tin địa chính đến Chi cục Thuế để xác định nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính.

Khi người dân nộp đủ chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính (đối với trường hợp phải nộp nghĩa vụ tài chính) hoặc được ghi nợ nghĩa vụ tài chính (đối với trường hợp được ghi nợ nghĩa vụ tài chính), Chi nhánh sẽ vẽ, in giấy chứng nhận, luân chuyển hồ sơ để Phòng Tài nguyên và Môi trường trình UBND cấp huyện ký giấy chứng nhận.

UBND cấp huyện có trách nhiệm ký cấp giấy chứng nhận trong một ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ từ Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai.

Trong một ngày làm việc, Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm cập nhật, bổ sung việc cấp giấy chứng nhận vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai và có văn bản gửi các cơ quan liên quan để cập nhật, chỉnh lý biến động quyền sử dụng đất vào hồ sơ địa chính của thành phố